Ermittlung Kennzahlen in der Verwaltung
An den
Vorsitzenden des Gemeinderates
Herrn Oberbürgermeister Thomas Sprißler
Ermittlung Kennzahlen in der Verwaltung
Wir bitten die Verwaltung, in Ergänzung der Drucksache 2012-129, die aufgeführten Kennzahlen in die Planung aufzunehmen und die vorgeschlagenen Konkretisierungen vorzunehmen.
Die Umsetzung sollte in der vorgeschlagenen Zeitschiene vorgenommen werden.
Begründung: 1. Kennzahlenbeschreibung Kennzahlen ersetzen intuitive Urteile durch nachprüfbare Daten. Sie schaffen eine Vergleichsbasis und erlauben damit objektive Vergleiche:
- über die Zeit: „Gibt es auffällige Veränderungen zu den Vorjahren? Sind wir besser geworden? Wie ist der Trend?“
- mit anderen (Benchmarking): „Wie sind wir im Vergleich zu anderen? Wie entwickeln wir uns im Vergleich mit anderen? (Fallen wir zurück, holen wir auf?)“
- mit Soll-Werten (Ziel -Werte): „Haben wir unsere Ziele erreicht? Wie ist die voraussichtliche Entwicklung?“
Durch Kenzahlen soll erreicht werden, dass Arbeitsergebnisse messbar dargestellt werden und die Arbeit effektiver gesteuert werden kann. Zusätzlich können Kennzahlen die Abstimmung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern erleichtern und dienen damit zur besseren Abstimmung und Transparenz, nicht zur Kontrolle.
Grundsätzlich sollen Kennzahlen mindestens drei Bereiche erfassen:
- Finanzzahlen, Kosten-Nutzenverhältnis (Angaben in Stück / € / …)
Bsp: – Kosten pro Schüler, pro Parkplatz, pro Leser, pro Antrag, pro Mittagessen Mensa – Anzahl Anfragen, Anzahl Anträge, Anzahl Beschwerden, Reparaturkosten pro m2, – Städtische Events (Sommerfarben, Stadtfest, usw.)
- Leistungszahlen, Auslastung, Effektivität (Angaben in % / Minuten )
Bsp: Auslastung Räume, Kurse, Lehrer, Parkplätze, Citybus, Freibad, Mensa
- Servicezahlen, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit (Angaben in Trendzahlen )
Bsp: Umfrageergebnis Kunde pro Besuch, Mitarbeiter pro Jahr über Fragebogen, Bearbeitungszeit pro Antrag oder pro Anfrage
Damit die Beschaffung der Kennzahlen möglichst effektiv ist, sollen weitgehend nur Werte ermittelt werden, die in EDV-Systemen vorhanden und dadurch mit vertretbarem Aufwand zu ermitteln sind. Sollte bei sinnvollen Kennzahlen dies nicht möglich sein, so wäre der Aufwand zu ermitteln um die Voraussetzungen für eine EDV-Erfassung herzustellen.
Jedes Amt muss – wenn möglich pro Produktbereich gemäß Haushaltsplan – seine Kennzahlen ermitteln. Pro Kennzahlen-Bereich (Finanz, Leistung, Service) mindestens eine Kennzahl mit Zielangabe.
Alle Kennzahlen die in der Verwaltung ermittelt werden, sollen obige Punkte abdecken.
Bei der Definition der Kennzahlen soll die Belegschaft (das Amt selbst ) mit einbezogen werden, damit die Beschäftigten auch hinter diesen Werten stehen.
2. Zeitschiene
Es wird folgende Umsetzung beantragt:
– Definition der Kennzahlen pro Amt bis Ende 2012
– Erfassung der Kennzahlen ab Januar 2013
– 1. Berichterstattung der Kennzahlen im Haushalt 2013 – Frühjahr 2014
Für die Fraktion FW Herrenberg:
gez. Thomas Deines
Verteiler: Fraktionen, Verwaltung